Beschreibung
Eine Rechnung dient dazu, einen Schuldner darüber in Kenntnis zu setzen, was er einem Gläubiger schuldet, und fordert ihm zum Begleichen des Rechnungsbetrags auf. Kommt der dieser Forderung nicht nach, kann der Gläubiger eine Mahnung schreiben. Damit wird der Schuldner erneut unmissverständlich zur Zahlung aufgefordert und zudem in Verzug gesetzt, sodass der Schuldner neben dem Rechnungsbetrag auch den Verzugsschaden bezahlen muss.
Voraussetzungen für Verzug
Es gibt zwei grundsätzliche Voraussetzungen für Verzug. Zum Einen muss die Forderung des Gläubigers fällig sein, was sich am Zahlungsziel auf der Rechnung zeigt. Zum Anderen muss der Schuldner bereits eine erste Mahnung vom Gläubiger als eindeutige Aufforderung zur Zahlung. Erst wenn der darauf nicht reagiert, tritt der Verzug ein. Damit gibt es die Möglichkeit für einen Verzugsschaden im Rahmen von Mahngebühren und Verzugszinsen oder Säumniszuschlägen.
Begleicht der Schuldner seine Schulden auch mit der Mahnung nicht, kann der Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten lassen und / oder ein Inkassounternehmen hinzuziehen.
Kein Erfordernis einer Mahnung
Grundsätzlich kann Verzug erst mit einer Mahnung eintreten, aber das gilt nicht in allen Fällen. Auf eine Mahnung kann man also verzichten, wenn das Zahlungsziel als konkretes Datum benannt ist oder es sich im Kalender konkret bestimmen lässt. Ebenso kann eine Mahnung bei besonderen Gründen, die den Verzug sofort rechtfertigen, nicht notwendig sein. Dazu zählen zum Beispiel Eilsituationen oder die Nennung eines Zahlungsziels durch den Schuldner. Ebenso tritt der Verzug automatisch ein, wenn der Schuldner eine Rechnung 30 Tage nach Erhalt und Fälligkeit noch nicht bezahlt hat. Bei Rechnungen an Verbraucht muss diese Konsequenz allerdings in der Rechnung benannt werden. Ebenso ist eine Mahnung für Verzug nicht notwendig, wenn der Schuldner sich weigert, die Rechnung zu begleichen, oder wenn er den Verzicht auf eine Mahnung erklärt hat. Nicht zuletzt muss man Kaufmännern keine Mahnung schicken, um von ihnen Verzugszinsen einzufordern.
Formalien zu einer Mahnung
Für Mahnungen gibt es keine festgelegte Form. So kann sie schriftlich oder mündlich erfolgen oder sich aus schlüssigem Handeln ergeben. Allerdings sind die meisten Mahnungen schriftlich. Inhaltlich weist die Mahnung den Schuldner auf seine geschuldete Zahlung hin, nennt eine Frist und enthält die Eckdaten der Rechnung.
Nur in Ausnahmefällen ist mehr als eine Mahnung nötig, um einen Schuldner in Verzug zu setzen. Üblich sind allerdings heutzutage drei Mahnungen, die in einem Abstand von je zwei Wochen aufeinander folgen. Dabei steigt selbstverständlich die Intensität der Worte von Mahnung zu Mahnung, sodass die erste Mahnung noch sehr freundlich formuliert ist und den Schuldner bloß an seine Zahlungsverpflichtung erinnert, wohingegen die zweite Mahnung ihm eine Frist zur Zahlung setzt und die dritte Mahnung mit ernsten Konsequenzen droht.
