Beschreibung
Ein Formular für eine Telefonnotiz
Telefonate führt man jeden Tag, ob im Büro am Arbeitstelefon, über den Festnetzanschluss im Eigenheim, mit dem Diensthandy oder über das private Handy. Oft ist es aber so, dass die Botschaften gar nicht unbedingt für den Inhaber des Anschlusses sind. Dann nimmt man einen Anruf entgegen und muss etwas ausrichten, was leider oft vergessen wird. Ebenso ist es möglich, dass man jemanden zurückrufen sollte, aber nicht mehr weiß, auf welcher Nummer man anrufen soll, oder ein Treffen ausgemacht worden ist und man vergessen hat, wo und wann man sich treffen wollte. Oft hilft es hierbei, Notizen zu machen. Dabei muss man aber genau darauf achten, dass diese nicht verloren werden, man leserlich schreibt und alle wichtigen Details notiert. Damit das gewährt werden kann, kann man sich vorgefertigte Formulare für Telefonnotizen machen und diese direkt neben dem Telefon platzieren, wo man unmittelbar alles Wichtige aufschreiben kann.
Formelles zu Formularen für Telefonnotizen
Eine Telefonnotiz dient dazu, ein Telefonat in einem Protokoll festzuhalten. Dazu muss man ein Formular erstellen, das für alle wichtigen Daten und Angaben Platz bietet. Dabei werden grundlegend das Datum und die Uhrzeit des Anrufs wie auch der Name und die Kontaktdaten erfasst. Zudem werden auch der Grund für den Anruf, die wichtigsten Inhalte des Gesprächs und die Vereinbarungen notiert, die im Anruf getroffen worden sind. Diese Informationen helfen dabei, sich später an den Anruf zu erinnern, ihn zu bearbeiten oder ihn an die richtige Stelle weiterzugeben. Das Formular kann man entweder abheften oder entsorgen, wenn die Angelegenheit abgearbeitet ist.
Selbstverständlich gibt es keine verbindlichen Vorgaben dazu, wie man seine Telefonnotizen machen soll. Auf Grund der Hektik der Situation bietet sich aber ein simpler Aufbau an, der das Festhalten der wichtigen Informationen deutlich leichter macht. Daher sollte das Formular so aufgebaut sein, dass man schnell die relevanten Felder findet. Außerdem sollte es auch für Dritte nachvollziehbar sein, wenn man das Formular und den Anruf weitergibt. Dabei empfehlen sich kurze Stichpunkte, die sich während eines Telefonats leichter notieren lassen als Fließtexte und zudem in der Regel leichter verständlich sind.
Eine Vorlage für Telefonnotizen selbst erstellen
Ein Formular für die eigenen Telefonnotizen kann man quasi mit jedem Textverarbeitungsprogramm oder sogar handschriftlich erstellen. Je nach Verwendungszweck bietet es sich entweder an, dass man die Formulare direkt am PC ausfüllt oder dass man sie ausdruckt. Ersteres eignet sich besser, wenn man die Notizen an Kollegen weitergeben möchte, Letzteres passt besser, wenn man sie archivieren möchte. Für die private Nutzung ist es praktischer, die Formulare in Papierform zu verwenden. So werden in der Zukunft keine Anrufe mehr in Vergessenheit geraten. Weitere Vorlagen finden Sie auf der Startseite.
