Beschreibung
Aufwendungen, die mit einer beruflich oder betrieblich bedingten Reise in Zusammenhang stehen, heißen im deutschen Steuerrecht Reisekosten. Eine Reise liegt vor, wenn sich ein Arbeitnehmer weder in seiner regelmäßigen Arbeitsstätte noch in seiner Wohnung einfindet. Eine Reise gilt als beruflich oder betrieblich bedingt, wenn sie mit der Erwerbstätigkeit zusammenhängt und nicht ausschließlich aus privaten Gründen unternommen wird. Reisekosten sind für Arbeitnehmer interessant, weil sie in der Steuererklärung geltend gemacht werden können. Für Selbstständige und Freiberufler gelten die Reisekosten als Betriebsausgaben, während sie für Arbeitnehmer zu den Werbungskosten zählen.
Die Reisekostenabrechnung mit einer Software erstellen
Reisekostenabrechnungen kann man sowohl mit Hilfe von spezieller Software oder Computerprogrammen als auch durch ein eigenes Formular formulieren. Dieses lässt sich mit jedem beliebigen Programm oder sogar handschriftlich anfertigen und wird zusammen mit den relevanten Rechnungen, Quittungen und Belegen beim Arbeitgeber oder beim Finanzamt eingereicht. So hat man ein Stück weit Gestaltungsfreiheit, was das Formular für die Absetzung der Reisekosten angeht. Vorgeschrieben ist nur, dass der Name des Reisenden und Angaben zur Reisedauer sowie die relevanten Kostenfaktoren auftauchen.
Die Kostenfaktoren für Geschäftsreisen
Reisekosten kann man mittels unterschiedlicher Möglichkeiten abrechnen. So lassen sich die Aufwendungen mit Hilfe von Pauschalen ermitteln oder durch Belege, Rechnungen und Quittungen genau kalkulieren. Ebenso kann man beide Methoden kombinieren und sowohl Pauschalbeträge als auch exakte Nachweise verwenden. Die Reisekosten bestehen dabei aus vier Faktoren.
Da wären zunächst einmal die Fahrtkosten. Die Wahl des Verkehrsmittels ist dem Reisenden grundsätzlich freigestellt. Bei einer Fahrt mit dem eigenen Pkw werden die Fahrtkosten mit Hilfe einer Kilometerpauschale abgerechnet. So bekommt der Reisende für jeden gefahrenen Kilometer 30 Cent. Wenn der Reisende sich für einen Mietwagen, einen Flug, eine Bahnfahrt, eine Fährenfahrt oder Ähnliches entscheidet, dienen Rechnungen und Quittungen zur Ermittlung der Fahrtkosten.
Außerdem sind die Übernachtungskosten relevant, welche mit der Übernachtung in einem Hotel, einer Pension oder einer Herberge zusammenhängen. Diese beziehen sich allerdings nur auf die reine Übernachtung, sodass das Frühstück, Getränke aus einer Minibar, die Nutzung des Telefons oder Internets oder des Parkplatzes nicht berücksichtigt werden.
Zudem werden die Kosten für die Verpflegung berücksichtigt, die auswärts allgemein höher ausfallen als zu Hause. Dafür gibt es Pauschalbeträge oder Tagegeld. Im Inland gibt es für eine Abwesenheit zwischen 8 und 14 Stunden 6 Euro, bei 14 bis 24 Stunden 12 Euro und für jeden Tag 24 Euro. Im Ausland gibt es eigene Pauschalbeträge für jedes Land.
Zuletzt noch werden Reisenebenkosten, die zu keinem der bisher aufgeführten drei Faktoren direkt gehören. Das umfasst zum Beispiel Parkgebühren, Trinkgelder, für berufliche Telefonate entstandene Kosten oder Gebühren für die Gepäckaufbewahrung. Hierfür müssen Nachweise in Form von Rechnungen, Quittungen oder Eigenbelege eingereicht werden.
