Beschreibung
Checkliste zum Schreiben einer Abmahnung
Eine Abmahnung zu schreiben, ist kein Hexenwerk. Das liegt daran, dass sie letzten Endes immer nur sehr wenige, leicht verständliche Kriterien erfüllen muss, um wirksam zu sein. Dabei kommt es auch nicht darauf an, in welchem Kontext sie erfolgt. Gerade im Bereich des gewerblichen Rechtsschutzes, wenn sich die Abmahnung mit dem Urheber- oder Wettbewerbsrecht begründet, macht es allerdings oft Sinn, einen Juristen um Hilfe zu bitten, denn ein Brief von einem Anwalt ist einerseits eindrucksvoll und andererseits mit großer Sicherheit frei von rechtlichen Fallstricken. Im Grunde genommen kann aber jeder eine Abmahnung schreiben, und gerade im Bereich des Arbeitsrechts oder des Mietrechts gestaltet sich dies sehr einfach. Wie aber schreibt man nun eine sichere Abmahnung?
Fünf Dinge, die man beim Schreiben einer Abmahnung beachten sollte
Sachverhalt prüfen und Verhältnismäßigkeit im Auge behalten
Eine Abmahnung kann nur dann wirksam werden, wenn sie überhaupt berechtigt ist. Wenn also keine Verletzungshandlung vorliegt, mit der jemand gegen vertragliche Pflichten oder gesetzliche Vorschriften verstoßen hat, ist eine Abmahnung weder sinnvoll noch möglich. Zudem muss die Abmahnung im Verhältnis zur Schwere des Vergehens stehen. Eine einmalige und geringfügige Verspätung eines Arbeitnehmers rechtfertigt also keine Abmahnung.
Sachverhalt detailliert beschreiben und belegen
Eine Abmahnung muss den Sachverhalt immer konkret beschreiben, der gerügt werden soll. Dazu sollten möglichst präzise und ausführliche Informationen zum Vergehen angegeben werden. Ort, Datum und Uhrzeit sind also das Minimum. Außerdem ist eine Abmahnung schwieriger zu bestreiten, wenn sie Beweise für das Verhalten wie zum Beispiel Bilder, Zeugenbenennungen oder schriftlich eingereichte Beschwerden enthält.
Hinweis- und Warnfunktion integrieren
Eine Abmahnung ist nicht mit einer bloßen Rüge getan. Außerdem muss sie dem Abgemahnten klar und deutlich zeigen, dass er dieses Verhalten nicht wiederholen sollte. So soll er dazu angehalten werden, sein Verhalten zu verbessern. Ebenso aber muss eine Abmahnung konkrete Konsequenzen benennen, falls der Abgemahnte sein Verhalten nicht verbessern sollte.
Eine Rüge pro Abmahnung
Grundlegend kann man in einer Abmahnung gleich mehrere Verletzungshandlungen rügen. Wenn aber nur einer dieser Vorwürfe einer ausreichenden Grundlage entbehrt, wird gleich die gesamte Abmahnung unwirksam, auch wenn alle anderen Rügen gerechtfertigt sind. Sicherer ist es also, für jeden Verstoß eine eigene Abmahnung zu schreiben.
Abmahnungen zeitnah und schriftlich aussprechen
Eine Abmahnung muss immer möglichst bald nach dem Fehlverhalten ausgesprochen werden. Liegt zu viel Zeit zwischen dem Fehlverhalten und der Abmahnung, verliert sie oft ihre Wirksamkeit. Grundsätzlich kann man Abmahnungen sowohl schriftlich als auch mündlich aussprechen. Wenn aber später Uneinigkeiten auftreten, bietet die schriftliche Abmahnung viele Vorteile. Nur mit einer schriftlichen Abmahnung kann man leicht und unwidersprochen nachweisen, dass tatsächlich eine Abmahnung mit bestimmten Inhalten ausgesprochen worden ist.
